Зачем нужна архивация почты?
Причина в том, что вы несколько раз сжимаете свои собственные архивы электронной почты. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему больше не угрожают злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация большая и просто не может вместить все письма в распакованном виде. Для небольших организаций он не так актуален, но для крупного бизнеса и централизованных госорганов совет однозначно будет полезен.
Безусловный плюс архивации в Outlook — централизация учетных записей и возможность проводить гибкую политику разрешения работы с почтой.
Как узнать размер почтового ящика
Перед тем, как заахивировать почту в Outlook, размер почтового красного цвета.
Есть два основных способа:
- использование возможностей веб-интерфейса;
- через интерфейс той же программы.
Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс, необходимо выполнить следующее:
- Войдите в свой почтовый ящик через браузер.
- Нажимаем программу изображения (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
- В параметрах аккаунта обычно будет отражено заполнение поля.
В Outlook процедура выглядит несколько иначе:
- Необходимо нажать на пункт «Файл».
- Размер поля указывается во вкладке «Информация» в виде графического индикатора выполнения.
Автоматическая архивация
Резервирование почтового конца обычно осуществляется клиентом Outlook. Вы можете настроить архивацию автоматически или вручную. Для автоархивирования вам понадобится:
- откройте запись собственного аккаунта Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
- нетужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Описать почтовый красный»;
- находим среди инферации буксон автоматической архивации;
- при недвижимости можно начать авторархивацию переводного папы. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука щелчком правой кнопкой мыши по нужной папке, а затем последовательно выбираются Свойства/Архивация/Автоархивация;
- в параметре Архива Настройки по умолчанию можно установить все необходимые настройки.
Как зайти на свою страницу в электронной почте
Читайте также: Как сгруппировать данные в таблице Эксель: строки, столбцы
Архивируем вручную
Если нет необходимости автоматически упаковывать всю корреспонденцию, можно создать архив вручную. Для этого перейдите в меню Файл/Инструменты очистки/Архив.
В меню «Архив» задайте необходимые параметры и нажмите «ОК.
В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook почтовый клиент создаст файл с архивом данных, который при необходимости можно импортировать обратно, а также есть возможность перенести архив на любой другой компьютер.
Как настроить автоархив
Первое, на что нужно обратить внимание, это то, что после включения Автоархива он будет запускаться каждые 14 дней. Вы можете изменить его с помощью стрелок вверх и вниз или набрав число, а также выбрать любое значение от 1 до 60 дней. Вы можете ввести любое двузначное число, но если оно больше 60, Outlook отобразит сообщение об ошибке, когда вы нажмете «ОК», и вам придется изменить значение, прежде чем вы сможете сохранить.
Следующая опция — «Запрашивать предраспусную автоархивацию» — дает вам возможность выбрать, чтобы Outlook показывал вам подсказки до тех пор, пока не произойдет автоархивация. Данное предложение позволяет вам просмотреть настройки или отменить данный запуск автоархива, если хотите.
Другие параметры относятся к тому, какие элементы будут заархивированы и что произойдет в процессе архивирования. Первый вариант здесь – «Удалить просроченные элементы (только папку электронной почты)» – относится к электронным письмам, к которым добавлена дата истечения срока действия. Это не повлияет на задачи или события, даже если вы включите автоархивацию для этих папок.
Остальные настройки применяются ко всем элементам, а не только к электронной почте. Это означает события календаря, задачи, заметки и записи журнала.
Если вы оставите параметр «Архивировать или удалить старые элементы» включенным, по умолчанию Outlook предполагает, что элементы старше 6 месяцев перемещаются в новый отдельный PST-файл с именем «Архивировать» (по умолчанию) и делает его видимым на панели навигации Outlook, поэтому что вы можете получить доступ к заархивированным элементам в любой момент. Вы можете изменить значение «Очистить элементы старше» на любое значение от 1 дня до 60 месяцев, выбрать второй файл .pst для архивации элементов или выбрать «Удалить старые элементы полностью».
Имейте в виду, что это удаление обходит папку «Удаленные», и ваши элементы будут полностью удалены из Outlook. Вы по-прежнему можете иметь к нему доступ на своем почтовом сервере, в зависимости от настроек, но полагаться на него не следует. Выберите этот вариант, только если вы хотите удалить элементы навсегда.
При нажатии «ОК» автоматический архив включится. Он будет работать с общением с группами, в которые вы входите «Запустить авторархивирование части» (по умолчанию каждые 14 дней), начиная с сегодняшнего дня. Поэтому как только вы его включите, стоит ожидать, что он заработает довольно быстро. В наших тестах между включением и появлением подсказки о том, что AutoArchive заработает, прошло менее десяти минут. Автоархивация по умолчанию запускается только для нескольких папок, поэтому если вы хотите, чтобы она работала в определенных папках – или хотите настроить ее работу в разных папках – продолжайте чтение.
Перемещение в сетевой архив
Сетевой архив — это заранее организованное хранилище в локальной сети или Интернете. Українська туда проезжают почтовые отправления в течение нескольких месяцев. Перемещение в сетевой архив организовано иначе. Обычно могут установить дополнительный временной интервал для упаковки документов, но могут использовать и принцип перезаписи. То есть по испечению передневного транма документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — также происходит упаковка и перемещение материалов.
Через веб-интерфейс отправить переписку в сетевой архив можно следующим образом:
- открыть Аутлук через бразовер;
- в папке «Входящие» выбираем письма, которые необходимо переместить;
- нажимаем «переместите» в веб-интерфейсе;
- буквы начнут двигаться. Большой архив пересылается десятки минут.
Следует отметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, таких как Google. А меню навигации обычно организовано аналогично стандартному проводнику Windows. Поэтому осложнений с освоением процедуры обычно не возникает.
На компьютере архивировать письма в Оутлуке можно следующим образом: зайдите в любую папку, содержащую письма, выберите нужную переписку, затем в контекстном меню нажмите Переместить — нужную папку. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой тубой Shift все прибавляется все приставлению (выбираем пристом, закрепляем Shift и нажимаем на пластичный элемент выдвижения), с Ctrl — красовые песни прибавления к выледнию. Ведь это стандартные горячие клавиши для многих программ.
Как подключить архив на другом компьютере
В дальнейшем вы сможете подключить архив к любой версии Outlook, включая 2010, 2013, 2016:
- Копируемый архивный файл с изделием PST на другие носители через Проводник или другие файловые менеджеры.
- открываем Оутлук на той «машине», где проводится следующая реставрация.
- Выберите «Открыть и экспортировать».
- В появившемся меню открытия файла ищу директорию для копии архивного документа и выбираю нужный файл.
