Как электронной подписью (ЭЦП) подписать файл, документ или архив

Где получить сертификат электронной подписи

Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Подписи индивидуальным учредителям и руководителям юридических лиц выдаются только Центром Федеральной налоговой службы и его уполномоченными представителями. В налоговую инспекцию необходимо прийти лично с пакетом документов и подтвержденным чипом, на котором будет зарегистрирована электронная подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди согласно графику выбранного филиала.

Для ускоренного оформления рекомендуем воспользоваться услугой «Получение КЭП от ФНС» под ключ. Специалисты Калужского Астрального Центра помогут Вам сэкономить время на получении электронной подписи и настройке рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись Вы сможете через отделения нашего партнера — уполномоченного представителя Фонда Центра».

Физические лица и сотрудники юридических лиц могут получить свидетельство о подписи только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры. Список таких УЦ опубликован на сайте Минцифры. Для выбора подходящего филиала в поле поиска введите название организации, адрес или ИНН.

УЦ «Калуга Астрал» входит в список аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии на выдачу сертификатов электронной подписи для физических лиц и сотрудников юридических лиц – «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Эти продукты придают цифровым документам юридическое значение и приравнивают их к рукописным.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип подписи заключается в кодировании файла. После применения электронной подписи добавить в файл новую информацию невозможно. Вся процедура проходит через специальное программное обеспечение. Для внесения изменений необходимо открыть файл, внести в него изменения, а затем снова подписать файл электронной подписью от Рутокена. В этом случае к документу будет применена новая подпись с текущим временем и датой подписания. Именно это качество придает документу достоверность. Для корректной работы с документом необходимо запомнить последовательность действий при работе с электронными подписями

Порядок работы с электронными документами и электронными подписями:

1. Перед подписанием документ редактируется и корректируется. После подписания файла внести изменения будет невозможно – электронная подпись под документом становится недействительной.
2. В торговле, документообороте с ФНС и финансовых операциях законом признается только квалифицированная электронная подпись. С его помощью заключаются соглашения между различными сторонами.
3. На официальном сайте производителя СКЗИ вы можете скачать пробную версию продукта, действующую в течение 3 месяцев. По истечении этого периода необходимо приобрести лицензию.
4. Для работы с разными версиями документа необходимы плагины, веб-сервисы и отдельные программы.

Подпись используется не только на электронном документе, созданном в специализированной программе. Электронную подпись можно использовать для подписи файлов AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это значительно расширяет функционал, но требует установки нескольких патчей. Для каждого типа файлов существуют свои правила работы и введения электронной подписи в документе.

ПО для пакета Microsoft Office

Первый вариант — приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.
Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением от КриптоПро. Некоторые организации, например банки, допускают требования внутренней безопасности использовать только сертифицированное программное обеспечение от официального разработчика. И поэтому, если вам нужно только подписывать документы Word и Excel, этот вариант вам подойдет.
Заказать Офисную подпись КриптоПро можно по ссылке. После того, как вы скачаете и установите плагин на свой компьютер, документы подписываются по общему алгоритму:

• В главном меню документа выберите «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
• Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите «Цифровые подписи»;
• В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из установленных на компьютере;
• Используйте его для создания электронной подписи документа: нажмите «Подписать» и введите пароль контейнера ключей.

Нюансы подписания различаются в зависимости от используемой версии пакета MS Office. Актуальные и подробные инструкции для вашей версии можно найти здесь.

Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF

Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы КриптоПро PDF. Это электронно-цифровой модуль, с помощью которого можно создать электронную подпись в формате PDF. Для электронного PDF-файла плагин генерирует переходную PDF-форму с расширением sig.

Для подписания файлов электронной подписью необходима программа для чтения PDF-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознается в КриптоПро».

Инструкция по установке электронной подписи:

• Зайдите на онлайн-сервис «КриптоПро», вам необходимо найти плагин и установить его на свой компьютер.
• После настройки программы зайдите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
• Выбрать меню «Подпись».
• В появившемся окне выберите подпись, которую ищете.
• Чтобы подписать PDF-файл, необходимо выбрать местоположение и расположение электронной подписи в документе.

Электронная подпись PDF аналогична подписям в КриптоПро. Подпись распознается системой при подаче документов в налоговые органы или аналогичные организации.

Шаг 1

откройте PDF-файл и выберите дополнительные инструменты.

Шаг 2

Установите расширение PDF.

Шаг 3

Выберите сертификаты.

Шаг 4

Выберите действия с сертификатами.

Шаг 5

Выберите место штампа.

Шаг 6

Выберите сертификат.

Шаг 7

См сертификат.

MS Word: подписываем документы электронной подписью

Документы Microsoft Office можно подписывать независимо цифровой подписью. Для этих целей вам необходимо скачать плагин для стандартного пакета, соответствующий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена ​​система не моложе 2007 года.

Простота использования позволяет эффективно работать в программах редактирования, наиболее удобных для пользователя. Перед работой проверьте, как взаимодействуют плагин электронной подписи и Word. Справка: Трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражных судах, заявления в вузы и т.д.создаются в Word. Файлы в Excel для XLS создаются аналогичным образом. Для работы с файлами этого типа необходимо установить плагин MSInfopath. Чаще всего он поставляется вместе с Microsoft Office.

Шаг 1

откройте файл Word. Откройте раздел «Файл» на верхней панели. В версиях 2007-2010 пункт скрыт под значком Microsoft Office в левом верхнем углу. В открывшемся списке нажмите на блок «Защита документов». В открывшемся меню выберите строку под названием «Добавить цифровую подпись».

Шаг 2

Появится окно «Подписать». В нем указывается роль подписавшего. В рамках подписания документа выбираются сертификаты и оставляются комментарии.

Шаг 3

Если к ПК привязано несколько сертификатов, функция Word подберет последнюю версию подписи. Изменить текущую позицию можно в настройках, нажав на «Изменить».

Шаг 4

После заполнения необходимых полей нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат прикрепляется к документу и обеспечивает его безопасность.

Читайте также: Программы для записи аудио CD: 10 рабочих программ

Установка личного сертификата вручную

• откройте программу КриптоПро CSP и выберите «Установить персональный сертификат»;
• В окне «Мастер установки персонального сертификата» укажите (выберите) устанавливаемый файл сертификата;
• Укажите и откройте файл с сертификатом;
• Продолжите установку, нажав «Далее».
• Далее следует действовать так же, как и первый вариант: выбрать контейнер сертификата, установить его, а затем выбрать для него хранилище — папку «Личные». Завершите установку кнопкой «Готово».

Посмотрите видео о том, как установить персональный сертификат на ПК:

Подробная инструкция по подготовке и подписанию

Вам следует подписать уже созданный и отредактированный документ. Подписанный документ редактировать нельзя. Он откроется только для чтения, печати и копирования в буфер обмена.

Порядок размещения видимой подписи в документе Word с помощью КриптоПро Офисная подпись:

1. Во вкладке «Вставка» откройте «Строку подписи» и выберите «Строка подписи КриптоПро»:
2. После того, как откроется окно «Настройка подписи», заполните предоставленную форму, указав информацию о том, кто будет подписывать:
3. Поэтому они добавляют, что получают строку подписи, которую можно перемещать куда угодно:
4. Дважды щелкните по этой строке. Откроется окно, в котором следует записать имя подписывающего лица или вместо этого выбрать рисунок (можно свой), который будет использоваться в качестве подписи.

При необходимости здесь вы можете выбрать, хотите ли вы заменить сертификат с помощью кнопки «Изменить» или использовать установленный сертификат по умолчанию. Наконец, вы подписываете документ в «Окне подписания»: Пример результата:

OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП

Подписать электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете OpenOffice, электронной подписью не получится. Не поддерживается создание подписи в файле с сертификатами, выданными с использованием СКЗИ КриптоПро. Планов по разработке плагина для OpenOffice CryptoPro пока нет.

Картинки: визирование подписью графических файлов

Электронную печать можно использовать для графических файлов. Вы можете подписывать права доступа к файлам в форматах BMP, JPEG, PNG, PDF и т д. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:

• авторские логотипы;
• заверение скан-копии документа;
• защита договоров в формате PDF;
• защита чертежей и конструкторской документации в формате PDF;
• заверение чертежей, планов работ и т.д.

Для использования электронной цифровой подписи для защиты на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». Программное обеспечение предоставляется бесплатно и может быть загружено с сайта разработчика. Аналоги часто конфликтуют с лицензионной программой и продаются в виде платной подписки.

Крипто АРМ: помощник предпринимателя

«КриптоАРМ» — специализированное программное обеспечение, созданное для программы взаимодействия электронной подписи. Это практичный и экономически выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.

В CryptoARM вы можете создать подпись в следующих форматах:

• jPEG;
• странный;
• pNG;
• ппт;
• видеофайлы;
• расширения базы данных и т д

Программа имеет несколько версий, каждая из которых обладает уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляемая бесплатно. Платные версии предусматривают пробный период, в течение которого пользователь может выбрать необходимые для работы функции.

После установки на ПК программа позволяет применить к файлу электронную подпись из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы немного другой. Но в обоих вариантах работа заканчивается элементом «Знак».

Вы можете приобрести подходящую лицензию КриптоПро в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку на бесплатную консультацию специалиста.

Документы для ФНС: как подписать электронной подписью

Для работы в личном кабинете на сайте ФНС необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическое значение и аналогична бумажной подписи. С его помощью можно сдавать отчетность онлайн, заключать договоры с контрагентами и участвовать в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Помимо подписи требуется удостоверение личности налогоплательщика. Что нужно сделать, чтобы его получить:

• перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе налоговой отчетности;
• введите адрес электронной почты и пароль;
• перейдите по ссылке активации профиля, которая будет отправлена ​​на электронную почту;
• отправить сертификат электронной подписи на регистрацию – выберите файл сертификата и нажмите кнопку «Зарегистрировать сертификат»;
• при успешной обработке заявки сертификату будет присвоен индивидуальный идентификатор абонента.

После этого вы сможете создавать и подписывать документы для ведения электронного документооборота с налоговой инспекцией через личный кабинет.

Для отправки отчетов мы рекомендуем сервис 1С-Отчетность. Это сервис передачи отчетов в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С его помощью можно отправлять документы в госорганы в любом направлении из любого УКЭП.

Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП

причины ошибки:

• сертификат не установлен и не настроен в системе;
• программное обеспечение криптоПро не установлено»;
• word установлен ранее версии 2007 (чаще всего это 2003);
• срок действия сертификата истек;
• попытка дублирования справки на документе;
• использование программного обеспечения, несовместимого с КриптоПро.

В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины ошибок выявляются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.

Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа появляется ошибка, это означает, что на компьютере не установлены пакеты программ от КриптоПро».

«Калуга Астрал» осуществляет выпуск электронных подписей для физических лиц и сотрудников юридических лиц — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». С ними можно работать на общедоступных порталах, подписывать отчеты и все документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты технической поддержки готовы помочь установить электронную подпись на ваш компьютер и настроить рабочее место.

Программное обеспечение для подписания документов электронной подписью

Если электронная подпись используется для удостоверения небольшого количества документов, особых проблем это не вызывает. Но представьте себе ситуацию, когда вам приходится работать с большим количеством файлов. В этом случае на взаимодействие с ними уйдет слишком много времени. Этого действительно можно избежать, если использовать специализированное программное обеспечение со следующими возможностями:

• Пакетная заверка документов или архивов.

• Использование простой, неквалифицированной или квалифицированной подписи.

• Идентификация основных, дополнительных и удостоверяющих ЭЦП нескольких лиц.

• Возможность ограничения размера подписанных файлов в памяти ПК.

• Массовая отправка электронной документации, в том числе в государственные органы.

• Размещение видимой или невидимой цифровой подписи.

• Показ даты, комментариев и другой полезной информации.

Использование такого программного обеспечения существенно облегчит массовую обработку документов и упростит подписание документов электронной подписью. Кроме того, различные сервисы на основе ЭЦП зачастую имеют множество дополнительных функций. Например, Контур.Экстерн интегрируется с 1С для отчетности, имеет практичную структурированную правовую базу и поддерживает роуминг передаваемых данных.

Если вы хотите сделать обработку документов более эффективной, использование ЭЦП послужит для этого отличной основой. Перейдя на электронный документооборот, вы не только сократите время на взаимодействие с государственными органами, но и повысите контроль за состоянием дел в собственной компании. Подписание документов электронной подписью откроет перед вами множество возможностей для ведения современного и успешного бизнеса.