- Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
- Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
- Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
- Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003
- Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016
- Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013
- Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
- Как отключить функцию автоответа в Outlook?
- Без учётной записи Exchange
- Включение
- Отключение
- Отключении функции
- Как использовать автоответ в Outlook 2010 для отпуска и отсутствия
- Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
- Использование автоответа в Outlook 2010
- Добавление пункта «Автоответы»
- Включение функции автоответа в Outlook 2007
- Шаги по настройке автоответа в Outlook 2010
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
У пользователей Outlook есть два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых часто повторяется, отличаясь лишь некоторыми данными (буквально парой слов или цифр). По сути, шаблоны — это хранящиеся сообщения, куда вставляются новые данные непосредственно перед отправкой.
Правила в Microsoft Outlook — это действия, автоматически выполняемые над сообщениями, созданными на основе существующего шаблона или заданных условий.
Давайте пошагово рассмотрим процесс создания как шаблонов, так и правил, а также существующие различия для разных версий Outlook.
Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
Вряд ли кто-то еще пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось иметь рабочую станцию именно с таким программным обеспечением, то эта инструкция для вас.
- В главном окне вызовите меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нем — подпункт «Сообщение электронной почты». Альтернативой таким действиям может стать одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.
Перейти к мастеру сообщений- Теперь нам будет предложено ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Либо ваша цель — перенаправить адресата к другому сотруднику (введите контактные данные). Введите правильный текст в поле.
Введите текст, подходящий к ситуации, для отправки по шаблону - После ввода информации сохраните шаблон. Нажав на иконку Офиса в левом верхнем углу, откройте меню и выберите одноименный пункт и подпункт «Сохранить как…».
Сохраняем созданный файл - Введите желаемое имя шаблона и выберите «Шаблон Outlook» в качестве типа файла в раскрывающемся меню внизу. Нажмите кнопку «Сохранить».
Введите название шаблона и выберите тип
Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
Алгоритм действий в более поздних версиях значительно упрощен, но при этом в настройки добавлен новый функционал.
- В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Информация» выберите подпункт «Автоответ».
Выберите «Автоответ» - Теперь Outlook дает нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать, в какой период будет рассылаться шаблон (если вы не используете этот элемент, автоответ необходимо отключить вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании вы также можете увидеть правила, применимые к этому шаблону, здесь. Выбираем «Отправить автоответ» и указываем нужный нам период. Нажмите «ОК».
Введите даты активности, введите текст и правила отображения
Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003
Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, выполните следующие действия:
- В рабочей панели окна в раскрывающемся меню «Инструменты» найдите пункт «Правила и оповещения». Нажмите.
Подраздел «Правила и примечания» - В открывшемся окне мы видим список доступных правил, а также кнопки управления. Пользователь может редактировать, копировать и удалять правило. Правило, которое вам нужно для работы в данный момент, можно использовать (кнопка в правом верхнем углу). Но сейчас нас интересует кнопка «Новый…». Давайте нажмем.
Нажмите кнопку «Новый - В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Затем нажмите на гиперссылку (слова, подчеркнутые синим цветом), чтобы изменить данные. Для каждого шаблона они будут разными. Нажмите «Далее».
При необходимости измените параметры в нижнем окне - В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий выбора может быть несколько, и нажатие на конкретное условие настраивает его параметры.
Введите необходимые параметры правила - В данном примере настраивается текст, по наличию которого в тексте будет выбираться буква.
Введите поисковый запрос - Также указывается папка, в которую будет перемещено письмо, соответствующее критериям.
Результат нашей установки - Нажмите «Готово» и вернитесь к списку правил. Находим в списке тот, который мы создали, нажимаем «Применить правила», а затем «ОК».
Примените созданное правило и нажмите «ОК»
Читайте также: Ошибка 711 при подключении к интернету Windows 7 — как исправить?
Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016
Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.
- Мастер настроек находится в меню «Файл» (левый верхний угол) в разделе «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше все по инструкции.
«Файл» — «Информация» — «Администрирование…»- После шага 4 инструкции выше мастер настройки дает нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выберите исключение, внизу — укажите параметры.
Выберите тип исключения и укажите параметры - В следующем окне вы можете дать правилу удобное имя, применить его к уже полученным сообщениям и назначить созданное правило всем аккаунтам.
Присвойте имя и установите значки нужным параметрам - Только после этого вы нажимаете «Готово» и создаете правило.
Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013
Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
- Зайдите в пункт меню «Сервис», затем «Супервизор».
- Нажмите на надпись «Меня сейчас нет в офисе».
- Введите текст в поле «Ответить каждому отправителю только один раз». Текст ответа:»
- Нажмите «ОК».
Как отключить функцию автоответа в Outlook?
Если в процессе включения функции в настройках вы не установили период времени для работы функции, она будет работать до тех пор, пока вы ее не отключите. Алгоритм деактивации одинаков для всех версий почтового клиента. Выполните шаг №1 инструкций по активации и выберите «Я на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе» (в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы» (в Outlook 2007). Перспективы 2010, 2013, 2016).
Без учётной записи Exchange
Тем, кто использует стандартную почту IMAP/POP3 (т.е gmail, mail, ukr, yandex и другие почтовые сервисы), необходимо объединить функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Outlook.
Включение
Включает 2 шага: создать шаблон и настроить правило. Начнем с простого – шаблона. Для этого:
- откройте окно программы.
- Выберите «Новое сообщение».
- Создаем обычное сообщение без указания адресата.
- Нажмите «Сохранить как» и укажите шаблон Outlook.
Ничего сложного, поэтому приступим к созданию правила:
- На вкладке «Главная» выберите «Правила».
- Нажмите «Создать правило».
- Перейдите в раздел «Дополнительно».
- На первом этапе введите «Адресовано мне» и нажмите «Далее».
- Отметьте галочкой «ответить по указанному шаблону».
- Нажмите на «указанный шаблон» и выберите ранее созданный документ.
- Введите необходимые исключения. Необходимо отметить «кроме автоответа», чтобы роботы не начинали бесконечную переписку.
- Нажмите «Готово».
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы остановить его. Для этого:
- откройте «Правила».
- Выберите «Управление правилами и оповещениями».
- Находим ненужное правило и снимаем галочку.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться отключить эту функцию вручную. Пожалуйста, поймите, что это пример учетной записи Exchange. Процедура проста, по сути включается, но есть еще один завершающий шаг:
- откройте окно настроек автоматического ответа (в зависимости от версии Outlook — показано выше).
- Ставим галочку «Не отправлять автоответы».
Выход из почтового ящика gmail, яндекс, мейл ру
Как использовать автоответ в Outlook 2010 для отпуска и отсутствия
Выполните следующие действия, чтобы настроить автоматические ответы в Outlook 2010 на праздничные дни или отсутствие:
- откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
- В открывшемся меню выберите «Информация».
- Выберите «Автоответчик» на панели задач».
- В открывшемся окне «Автоматический ответ» установите флажок «Отправить автоматический ответ».
- Введите текст автоматического ответа. Например: «Здравствуйте! Спасибо за Ваше письмо. К сожалению, я сейчас отсутствую и не смогу ответить до дата. Оставьте свое сообщение, и я свяжусь с вами, когда вы вернетесь».
- Выберите, следует ли отправлять автоответ всем отправителям или только тем, кто находится в вашем списке контактов.
- Установите даты начала и окончания автоответчика.
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки автоответчика.
Теперь, когда кто-то отправит вам электронное письмо на ваш адрес электронной почты в течение указанного периода времени, он автоматически получит уведомление о вашем отсутствии или отпуске.
Кроме того, обязательно сообщите своим коллегам или важным контактам о своем отсутствии и предложите им связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
настройка автоответчиков в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому в качестве примера мы рассмотрим использование более новой версии.
откройте Outlook и перейдите в меню «Файл» в левом верхнем углу программы.
Перейдите на вкладку «Подробности» и выберите «Автоответ».
Откроется окно создания автоматических ответов, которое по сути идентично Outlook 2010.
Чтобы включить автоматические ответы, установите переключатель в положение «Отправлять автоответы».
Чтобы отправлять автоматические ответы в Outlook только в течение определенного периода, установите флажок «Отправлять только в течение следующего периода». Не забудьте установить время начала и окончания автоответа. Например, дата последнего дня перед праздником и дата первого рабочего дня после праздника.
Напишите текст, который ваши отправители получат, пока вас нет.
Пример автоматического ответа в Outlook 2013 и Outlook 2016:
При необходимости отформатируйте текст до нужного размера и цвета шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей за пределами вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «Вне организации» и активируйте этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», вы сможете тонко настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настроить множество параметров и условий входящей почты.
Например, на изображении показано правило, которое пересылает все письма с ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.
По завершении нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно.
Изменить автоответ и настроенные правила можно в любой момент, вернувшись в меню «Пуск» — «Информация» — «Автоответ».
Использование автоответа в Outlook 2010
Автоответ в Outlook 2010 — это полезная функция, позволяющая автоматически отправлять ответ на входящие электронные письма. Это особенно полезно, когда вы отсутствуете или не можете сразу ответить на сообщения.
Выполните следующие действия, чтобы использовать автоматические ответы в Outlook 2010:
- откройте Outlook 2010 и выберите вкладку «Файл».
- В открывшемся меню выберите «Автоматический ответ» или «Автоматический возврат».
- Выберите вариант «Отправлять только в ответ на электронные письма в моей организации» или «Отправлять в ответ на каждое входящее письмо».
- Введите текст сообщения, которое будет отправлено в качестве автоматического ответа. Вы можете ввести заранее подготовленный текст или создать его прямо в поле ввода.
- Если вы хотите ограничить продолжительность отправки автоответов, установите даты начала и окончания автоответа.
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки автоответчика.
Теперь каждый раз, когда кто-то отправляет вам электронное письмо, Outlook 2010 автоматически отправляет указанный вами текст в качестве ответа. Это поможет сообщить отправителю, что вы недоступны или недоступны.
Примечание. При использовании автоответов в Outlook 2010 рекомендуется включить параметр «Отправлять только в ответ на электронные письма в моей организации», чтобы предотвратить отправку автоответов спамерам или незнакомцам.
Теперь вы знаете, как использовать автоответ в Outlook 2010 и настроить его для отправки автоматических ответов на входящие электронные письма.
Добавление пункта «Автоответы»
В любой версии Outlook можно прикрепить отдельную опцию «автоответчик»; для этого необходимо выполнить следующие действия:
- открыть файл»
- Перейдите в «Параметры».
- Выберите «Настроить ленту».
- В удобном месте «Создать группу» и при необходимости переименовать ее. Это обязательный шаг, поскольку эту вкладку нельзя добавить в существующие группы.
- Переместите «автоответчик» в группу, созданную на шаге 4.
Примечание! Возможно, создавать группу не потребуется — все зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 года требовали этого шага.
Способы отправки файла или документа по электронной почте
Этот способ может не сработать, в этом случае вам нужно перейти в раздел «Создание правила».
Главная «Что такое программа Peel Remote и для чего она используется Предыдущий пост: Как создавать и удалять файлы или каталоги в Linux» Следующий пост:
Включение функции автоответа в Outlook 2007
Как упоминалось ранее, в версиях почтового клиента до 2010 года функция автоответчика называлась «Ассоциировать». Чтобы активировать его, следуйте инструкциям ниже.
- Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите «Супервизор».
- В диалоговом окне включите «Автоматические ответы (нет на месте)», установив флажок рядом с именем.
- После этого все действия аналогичны настройкам в версиях Outlook 2010 и выше.
Шаги по настройке автоответа в Outlook 2010
Шаг 1. Откройте Outlook 2010 на своем компьютере.
Шаг 2: В верхней части экрана выберите вкладку «Файл».
Шаг 3: В открывшемся меню выберите «Автоматические ответы».
Шаг 4. В появившемся окне установите флажок «Отправить автоматический ответ», чтобы включить автоматический ответ.
Шаг 5: Под флажком выберите период, в течение которого автоответ должен быть активен.
Шаг 6. В поле «Тема» введите текст, который будет отображаться в качестве заголовка автоответчика.
Шаг 7: В поле «Текст» введите текст автоответчика. Вы можете добавить дополнительную информацию, например часы работы или контактную информацию.
Шаг 8: Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки автоответчика.
Шаг 9: Вернитесь в главное окно Outlook. Автоответчик теперь будет активен в течение выбранного периода времени.
Выполнив эти действия, вы сможете настроить автоматические ответы в Outlook 2010 и гарантировать, что ваше сообщение дойдет до всех, кто отправляет вам электронную почту, пока вас нет.