Microsoft Access – что это за программа и для чего нужна, использование и работа с базами данный в Майкрософт Аксесс 2007, 2010, 2013, отличие от MS Excel

Что такое Microsoft Access

Microsoft Office Access — мощный редактор, представляющий собой систему управления базами данных, основанную на реляционной модели. Также следует отметить, что здесь используется динамическая модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует передовые инструменты для обработки всех типов информации и представления ее в виде четкой, последовательной структуры.

Access также включает поддержку динамической библиотеки ActiveX. Это технология, которая помогает представить информацию не только в виде текста, но и в виде мультимедийных объектов. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами данных и контролировать любые изменения, внося своевременные корректировки.

Некоторые пользователи думают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel — инструмент для работы с электронными таблицами, а последние, в свою очередь, используются для создания баз данных в виде таблиц.

Принцип Excel основан на организации данных в отдельной таблице; Доступ позволяет выполнять более сложные задачи и работать с большим объемом информации. И в заключение необходимо отметить важную особенность: Excel рассчитан на одного пользователя, поскольку изменение информации локально, а Access предполагает многопользовательскую работу с базами данных.

Зачем используется

Редактор используется для полной автоматизации работы с базами данных в различных сферах деятельности, бизнесе, управлении персоналом и т.д. Стоит отметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от обилия данных когда нужно изменить нужный параметр, не вставляя новый, а корректируя старый. Причем изменения будут отражены не только в основной базе данных, но и в связанных с ней.

Структура приложения

Удобство работы с программой достигается за счет наличия элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы данных. Ниже приведен список основных компонентов программного обеспечения.

Компоненты:

• стол. Прикладной компонент предназначен для записи и хранения данных;
• запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Это средство доступа к соответствующим базам данных и стороннему программному обеспечению;
• форма. Объект используется для более удобного представления введенной информации;
• отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
• макрос. Это элемент, содержащий последовательное описание выполнения определенного действия. С его помощью можно указать команду, которая будет выполнять конкретную задачу, например, проверять изменения данных в одной из таблиц;
• модуль. Компонент, содержащий программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор значительно расширяет свой функционал. Это достигается за счет использования функций и процедур, предназначенных для реагирования на определенные изменения;
• страница доступа. С его помощью вы можете получить доступ к внешним базам данных, хранящимся на других персональных компьютерах.

Взаимосвязь с другими СУБД

Доступ позволяет не только использовать введенную вами информацию, но и устанавливать связь с другой СУБД. Также есть возможность импорта из других приложений, например dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства использования есть возможность не только использовать импорт, но и подключать данные к другим программам и сетевым ресурсам.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с базой данных.

Важно! Интерфейс будет рассмотрен на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

WPS Office — лучшая бесплатная альтернатива известным офисным пакетам

Интерфейс этой версии программы создан для повышения удобства работы с различными элементами; он основан на ленте, обеспечивающей быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «За кулисами» (создать). Элемент интерфейса появляется после запуска программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания базы данных. В процессе работы для перехода на эту вкладку необходимо пройти по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также задать параметры доступа и установить подходящую тему.
  
• «Группа». Это основной элемент при работе с редактором. Содержит модули с инструментами для создания и редактирования базы данных. Он также включает панель быстрого доступа, содержащую наиболее часто используемые компоненты.
• «Район навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру базы данных.
• «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
• «Контекстное меню». Для отображения компонента необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по элементу объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
• «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа и отображения статуса текущей операции.

Интерфейс был рассмотрен на примере Microsoft Access 2013. В более ранних версиях это может отличаться.

Читайте также: Как распечатать большую картинку на нескольких листах А4 на обычном принтере через программы и онлайн

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, используемых при создании и настройке базы данных, невозможно понять принцип и функции настройки предметной области. Поэтому я сейчас постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область — это набор созданных таблиц в базе данных, связанных первичными и вторичными ключами.
2. Сущность — это отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца таблицы.
4. Кортеж — это строка, принимающая значения всех атрибутов.
5. Первичный ключ — это уникальное значение (id), присвоенное каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» — это уникальное значение из таблицы «А», которое используется в таблице «Б».
7. SQL-запрос — это специальное выражение, которое выполняет определенное действие с базой данных: добавляет, редактирует, удаляет поля, создает выборки.

Теперь, когда у нас есть общее представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию базы данных.

Работа с базами данных в Access

Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и новичков.

Создание базы

Создать базу данных можно несколькими способами: с нуля или по готовому шаблону. В первом случае пользователь должен самостоятельно создавать элементы и объекты базы данных; во втором варианте все гораздо проще. Запускаем готовый шаблон и вводим свою информацию. Далее мы подробно рассмотрим оба варианта работы с базами данных.

Чистая база

Начнем с создания новой базы данных и последующего заполнения ее информацией:

• запустите редактор, после запуска появится «Backstage», где нужно указать собственный шаблон;
• выберите один из необходимых объектов, например «Пустая база данных рабочего стола»;
• появится окно, где вводим название документа и нажимаем «Создать».

Создание из шаблона

работа с шаблоном выглядит следующим образом:

• перейдите в «Файл» и «Создать»;
• Указываем подходящий шаблон из предложенных категорий;
• нажмите на нужный, в новом окне введите имя документа и путь, по которому его следует сохранить, нажмите кнопку «Создать»;
• после этого появится готовая база данных, куда вам нужно будет внести только необходимую информацию.

Наполнение базы

наполнение базы данных предполагает создание таблицы и занесение в нее необходимой информации.

Во-первых, следует отметить, что импортировать можно с помощью MS Access. Для этого выберите вкладку «Внешние» и нажмите значок «Импорт». Далее откроется новое окно, где нужно указать путь к файлу и нажать «Ок». Затем снова появится окно импорта, нажмите «Далее» и введите информацию о каждом объекте. Вводим ключ, который поможет быстро обработать информацию и нажимаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и вы сможете приступить к его созданию.

Процесс создания:

• нажмите «Файл» и «Создать»;
• открывается рабочая область с открытой пустой таблицей. Для его заполнения переименуем строки и столбцы;
• затем перейдите в режим «Дизайн» и введите название «Продукты»;
• создайте первую таблицу и введите следующие параметры, как показано на скриншоте;

Следует отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это связано с тем, что информация в денежном выражении имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если говорить о цене компьютерной периферии, то для выражения сравнительной стоимости, как правило, используются условные единицы. Для такого случая используется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей базы данных.

• затем нажмите на ячейку «Цена» и перейдите в нижнюю часть рабочей области к «Свойствам». Найдите параметр «Количество десятичных знаков» и установите для него значение «2»;
• для того, чтобы объект был связан в дальнейшем, необходимо указать параметр «Ключевое поле». Выделите поле, например «Модель» и нажмите «ПКМ» и в контекстном меню выберите «Ключевое поле»;
• затем закройте конструктор и сохраните результат.

Пошаговая инструкция по созданию буклета в Publisher

Далее создайте новую таблицу с заголовком «Доставка» и выполните следующие действия:

• «Файл», «Создать» и «Очистить БД»;
• перейдите в режим «Дизайн» и создайте новый объект со следующими значениями. Ключевые поля указывать не обязательно;
• сохраняем результат и заполняем каждую таблицу;
• когда вы заканчиваете создание и заполнение, вы сохраняете результат.

Проект №1 «Продукты»:

Проект №2 «Снабжение»:

Схемы данных

Связь между таблицами устанавливается с использованием структуры, используемой в проекте. В этом случае структура отображается графически, что существенно упрощает обработку данных.

Мы устанавливаем связи между проектами:

• в ленте перейдите на вкладку «Работа с БД»;
• выберите модуль «Взаимоотношения» и нажмите на иконку «Форма»;
• затем откроется новое окно «Добавить» и выберите проекты «Продукты» и «Доставка».
• Тогда в рабочей области появятся таблицы в виде блоков; 

Теперь нам нужно установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

• закройте окно добавления таблиц;Окно
• далее переходим в блок «Продукция» и выбираем ключевую запись, в нашем случае «Модель» и перетаскиваем ее в блок «Поставки»;
• после этого откроется окно «Изменить соединения»;
• в блоке установки зависимого объекта выберите нужный вам (в нашем проекте это «Модель») и нажмите «Создать». После этого между таблицами будут установлены ключи соединения.

Создаем запросы

Далее необходимо создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.

Классическая выборка

Пример запроса позволяет выбирать данные из базы данных по заранее заданным условиям. В нашем проекте будет создана подборка, позволяющая найти товары по названию. Работу проведем в базе данных «Товары».

Процесс выглядит следующим образом:

• перейти на вкладку «Создание» и блок «Заявки»;
• далее находим инструмент «Конструктор»;
• после этого откроется новое диалоговое окно, в котором нужно добавить нужный проект, в нашем случае «Продукты» и закрыть окно;
• Внизу появится поле «Форма запроса», которое необходимо заполнить;
• после того, как условия отбора заданы, перейдите в блок «Результаты» и нажмите значок «Выполнить» с восклицательным знаком».

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Microsoft Access выбирает из связанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличие от первого варианта, результат будет сохранен в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

• создаем новый запрос по инструкции выше: «Создать», «Построитель запросов», выбираем нужную таблицу;
• закройте диалоговое окно и заполните форму запроса;
• затем мы преобразуем запрос из выбора в создание объекта. В ленте выберите инструмент «Создать таблицу»;
• в диалоговом окне введите имя нового объекта и нажмите «Ок»;
• нажмите «Выполнить», появится предупреждение о том, что отменить изменения невозможно, выберите «Да»;
• после этого в левой части экрана в блоке «Все столы» появится вновь созданный объект.

На добавление, удаление, редактирование

Этот тип запроса предполагает создание и выполнение действия, в результате которого параметры в таблице изменятся.

Создаем запрос следующим образом:

• добавить классический запрос на выбор на основе данных из базы данных, на примере «Поставка»;
• затем выберите «Удалить» вверху, чтобы преобразовать запрос;
• указываем необходимые условия в форме;
• нажмите «Выполнить» и появится предупреждение об удалении.

Лучшие веб-сайты для открытия и редактирования файлов XLS онлайн

Просьба добавить:

• добавить запрос выбора через конструктор;
• затем вверху ленты выберите «Добавить»;
• после этого появится диалоговое окно, где необходимо ввести новое имя;
• нажмите «Ок» и пропишите в форме необходимые условия;
• нажмите «Выполнить», появится предупреждение о добавлении новых данных в существующую таблицу.

Для редактирования:

• добавить классический запрос;
• преобразовать запрос в «Обновления», выбрав соответствующий инструмент в ленте;
• затем введите условия в форму запроса и нажмите «Выполнить»;

Создание и оформление форм

Формы — один из элементов, предназначенных для правильной организации хранения данных.

Какие формы нужны для:

• цель форм – отображение данных на экране в удобном для пользователя виде;
• контроль запуска. В данном случае основное назначение форм — запуск макросов;
• отображение диалоговых окон. С помощью форм можно вывести предупреждение о возможных ошибках.

Используем «мастер форм» для создания объекта:

• откройте вкладку «Конструктор форм»;
• в строке «Таблицы и запросы» и «Доступные поля» выберите нужные пункты, нажмите «Далее;
• затем выберите тип формы: «один столбец», «лента» и так далее, нажмите «Готово».

После этого перед пользователем появится новая вкладка, где таблица будет представлена ​​в виде формы. Как видите, восприятие информации стало гораздо практичнее.

Рассмотрим возможность создания форм с помощью конструктора:

• добавить стандартную форму через «Мастера»;
• в левом столбце навигации находим созданную форму и кликаем по ней правой кнопкой мыши»;
• в контекстном меню выберите «Режим дизайна»;
• откроется новое окно в режиме дизайна. Для улучшения навигации добавим кнопки;
• выберите «Кнопку» на панели инструментов и поместите ее в нужную ячейку;
• затем в окне выбора операции над элементом, например, выбрать «Следующая запись».

Создаем форму с нуля с помощью Конструктора форм. С помощью этой опции вы можете настроить дизайн, изменить заполнение полей, добавить мультимедийные файлы и так далее

Процесс:

• перейдите на вкладку «Конструктор форм» и откройте ее;
• на экране появится пустое поле, куда необходимо разместить необходимые предметы;
• выберите инструмент «поле» и выберите ячейки, в которые хотите поместить данные;
• далее настраиваем дизайн, переходим на вкладку «Свойства» на панели инструментов, предварительно выбрав нужное поле;
• в параметрах «Цвет фона», «Оформление», «Шрифт», «Цвет текста» вы можете настроить предпочитаемый вами дизайн;
• также можно добавить мультимедийный файл, найти на панели инструментов «Рисование» и выбрать необходимые ячейки для размещения;
• затем открывается окно «Выбрать изображение» и помещаем его в форму.

Также вы можете настроить необходимые параметры изображения: «Цвет фона», «Тип фона», «Границы» и так далее

Создание БД

Для наглядности во всей теории создадим учебную базу данных «Студент-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Основным ключом будет поле «Номер записи», поскольку этот параметр уникален для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учениках.

Затем сделайте следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите имя базы данных и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Перейдите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания базы данных на экране появится пустая таблица. Чтобы создать структуру и заполнить ее, выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
2. Теперь начните заполнять имена полей и соответствующий тип данных, который будет использоваться.
   
   Обратите внимание на следующее! В первом поле обычно устанавливается уникальное значение (первичный ключ). Он предпочитает числовое значение.

1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите имя.
2. Снова щелкните правой кнопкой мыши по вкладке с новым названием и выберите «Режим таблицы».
   
3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
   

Совет! Для более точной настройки формата данных перейдите на вкладку «Режим таблицы» на ленте и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там вы можете настроить формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Прежде чем приступить к подключению двух устройств, аналогично предыдущему разделу необходимо создать и заполнить «Таблицу обследования». Имеет следующие атрибуты: «Номер записи», «Обследование1», «Обследование2», «Обследование3».

Для выполнения запросов нам нужно объединить наши таблицы. Другими словами, это своего рода зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого вам нужно:

1. Перейдите на вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажмите на кнопку «Схема данных».
3. Если диаграмма не создалась автоматически, щелкните правой кнопкой мыши пустую область и выберите «Добавить таблицы».
   
4. Выберите каждое из устройств, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите ОК».

Конструктор должен автоматически создавать отношение в зависимости от контекста. Если этого не происходит, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимые параметры и нажмите «ОК».
   
3. В окне теперь должны отображаться миниатюры двух таблиц, имеющих отношение один к одному).
   

Выполнение запросов

Что делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей базе всего 6 человек, а что, если их 6000? Без дополнительных инструментов это будет сложно выяснить.

Именно в этой ситуации нам на помощь приходят SQL-запросы, помогающие извлечь только необходимую информацию.

Виды запросов

Синтаксис SQL реализует принцип CRUD (сокращенно от английского create, read, update, delete — «создавать, читать, обновлять, удалять»). Те, у кого есть запросы, могут реализовать все эти функции.

Создание формы

При большом количестве полей в таблице становится сложно заполнить базу данных. Вы можете случайно пропустить значение, ввести ошибку или ввести другой тип. В этой ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнить единицы, а вероятность ошибки сведена к минимуму. Для этого потребуются следующие шаги:

1. откройте таблицу процентов.
2. Перейдите на вкладку «Создание».
3. Нажмите на нужный формат формы из блока «Формы».
   
   Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» — помимо самого шаблона внизу появится миниатюра таблицы, что сделает процесс редактирования еще более наглядным.
4. Используйте кнопки навигации, чтобы перейти к следующей записи и внести изменения.
   

Мы уже рассмотрели все основные возможности MS Access 2007. Остался последний важный компонент – создание отчетов.

Формируем отчеты

Для работы с отчетами используем «Мастер отчетов»:

• откройте вкладку «Создание» и выберите «Мастер отчетов»;
• затем выберите нужную таблицу и поля, необходимые для отчета;
• затем добавляем уровни для группировки и сортировки;
• затем вам необходимо выбрать макет и ориентацию отчета, например, макет со смещением и книжную ориентацию»;
• Затем вам нужно выбрать вариант действия «Просмотреть отчет» или «Редактировать». 

Отчеты с конструктором:

• перейдите на панель инструментов, выберите «Дизайнер отчетов»;
• напишите название в шапке;
• в правой части экрана в окне «Список полей» добавьте необходимые поля;
• затем перейдите на вкладку «Режим» и выберите «Предварительный просмотр». Здесь пользователь может задать желаемое оформление отчета.