Microsoft Outlook – подробная инструкция по настройке и использованию почтового клиента

Запуск и первичная настройка программы

При первом запуске вам будет предложено подключиться к существующему почтовому ящику или создать новый. Сделать это будет несложно, поскольку в этом вам поможет первый мастер настройки, имеющий интуитивно понятный интерфейс.

Первое, что вы увидите при запуске, это окно с просьбой запустить программу, предварительно подключившись к электронной почте, или запустить ее без подключения к почтовым ящикам. В нашем случае мы хотим подключиться к почтовому ящику, поэтому выбираем «ДА» и жмем «Далее».

После выбора пункта настройки почты вы увидите окно подключения. Здесь необходимо правильно ввести адрес электронной почты, который вы используете, и пароль от почтового ящика. В поле «Ваше имя» вы можете ввести любое имя; в дальнейшем он будет использоваться для подписи письма. В этом окне вы можете подключить аккаунт абсолютно к любому почтовому сервису, например, Google или Яндекс. Для подключения к почтовому ящику необходимо сначала зарегистрироваться на сайте вашей почтовой службы, например, для Gmail зарегистрировать аккаунт Google.

В некоторых версиях Outlook у вас будет доступ к ссылке для регистрации учетной записи почтового ящика из Outlook.

Также доступен раздел «Ручная настройка или дополнительные типы серверов». Выбрав этот пункт, вы сможете вручную ввести типы (POP3 или IMAP) и указать адреса серверов входящей и исходящей почты, а также настроить порты для доступа к ним. Этот пункт следует выбирать при настройке почты компании или почты, зарегистрированной на отдельных серверах с разными типами шифрования.

При регистрации почтового ящика могут возникнуть проблемы с подключением Outlook к зашифрованному серверу, это может произойти, если сервер не использует зашифрованные соединения, тогда программа автоматически перейдет на использование открытого соединения. При появлении такого предупреждения еще раз нажмите «Далее», чтобы программа переключилась на другой тип подключения к серверу.

Мы рекомендуем использовать почтовые службы, обеспечивающие безопасное соединение с почтовым сервером. Используя этот тип соединения, вы можете быть уверены, что никто не перехватит ваше письмо на пути к серверу.

После успешного входа вы увидите сообщение «Поздравляем!…», также вам будет предложено зарегистрировать другой почтовый ящик или изменить параметры текущего (только что зарегистрированного). Теперь нажмите кнопку «Готово».

После завершения настройки вы сразу сможете начать работу с почтой; Перед вами откроется интерфейс программы, где вы сразу увидите все входящие письма. Читайте дальше, чтобы узнать больше о тонкой настройке

Список рассылки

Объединяет несколько адресов электронной почты под одним именем, что упрощает отправку одного сообщения разным пользователям. Как создать список адресов электронной почты в Outlook:

• В браузере прокрутите вниз панель навигации, где вы увидите опцию «Создать группу». Нажмите кнопку. Введите имя и создайте описание (при желании). Подтвердите создание, нажав кнопку ниже. Добавить участников. Выбрав папку «Группа» из списка на панели навигации, вы можете отправить электронное письмо всем участникам в списке одновременно.

• В программе в разделе «Главная» откройте адресную книгу, где в категории «Файл» необходимо создать адрес, а затем добавить группу контактов. В открывшемся новом окне добавьте пользователей вручную, вводя каждое имя или из адресной книги. Сохраните изменения и закройте окно. При создании сообщения в графе «Кому» введите название группы или воспользуйтесь опцией адресной книги.

Списки можно изменять и удалять.

Читайте также: Как работает приложение Яндекс Такси — программа для заказа машин

Как активировать функцию «Заместитель»

Процедура активации «Ассоциатора» различается в зависимости от версии почтового сервиса.

Для версий Outlook 2010–2016:

1. открыть режим автоматической подготовки макета (открывается при создании сообщения в теле).
2. Распечатайте текст сообщения автоответчика.
3. Во вкладке «Файл» выберите функцию «Сохранить как».
4. Введите любое имя сохраняемого файла и укажите расширение .oft.
5. Сохраните этот документ на свой компьютер.
6. Вернитесь в раздел «Файл» и выберите «Управление оповещениями и правилами».
7. В появившемся окне выберите «Новое правило».
8. В открывшемся разделе «Начать с пустым правилом» выберите «Применить правило к полученным мной сообщениям». Нажмите «Далее».
9. Отображается «Первый шаг». Необходимо выбрать «Ответить по выбранному шаблону».
10. На втором шаге выберите «Указанный шаблон».
11. Нажмите кнопку «Обзор» и найдите в файловой системе данных ранее созданный шаблон с форматом .oft.
12. На заключительном этапе выберите имя для шаблона и установите флажок «Включить правило». Нажмите «Готово».

Эти инструкции по созданию автоответчика подходят только для версий Outlook с учетной записью Exchange.

Планировщик

Эту программу можно использовать в качестве планировщика. Он содержит специальный календарь, в котором можно отмечать встречи или задачи на определенный день. Как только этот день наступит, Outlook отобразит соответствующее сообщение (оповещение) о том, что у вас что-то запланировано на этот день.

Как открыть календарь и добавить туда встречу в Outlook? Календарь для входа в встречу или задачу находится на главной вкладке программы, в левом верхнем углу. Вам нужно нажать на «Создать встречу», кнопка которой выглядит как картинка пустого календаря. После этого необходимо ввести название дела или встречи и время дня или ночи.

Теперь вам предстоит выбрать дату, пролистав календарь и нажав на нужный день. Outlook предоставляет возможность приглашать участников собрания при его создании.

Для этого вам необходимо выбрать вкладку для отправки приглашения предполагаемым участникам (друзьям, коллегам или сотрудникам компании) о том, что в этот день состоится встреча. Отметьте это в своем календаре и отправьте эту запись всем указанным людям.

В результате Outlook становится не только почтовым ящиком, но и практичным инструментом для планирования задач, встреч и уведомления о них нужных вам людей.

Автоматические ответы

Если пройти по пути «Параметры» — «Электронная почта» — «Автоматические ответы», то можно настроить отправку уведомлений по расписанию, например, для случаев, когда нет возможности работать с почтовым клиентом.

Запрос уведомлений

Уведомление о доставке подтверждает, что электронное письмо было доставлено пользователю, но не подтверждает тот факт, что он прочитал электронное письмо. Уведомление о прочтении гарантирует, что отправленное письмо будет открыто.

Эта опция настраивается в настройках электронной почты:

• В веб-версии есть «Обработка сообщений», но здесь можно только запрашивать подтверждения прочтения.

• В программе — пункт «Отслеживание» во вкладке «Почта».

• Рекомендуется настроить запрос для отдельных сообщений, а не для всех сообщений.
• Сохранить изменения.

Получатель имеет право отказаться от отправки уведомлений. Также возможно, что служба электронной почты пользователя не поддерживает систему уведомлений.

Есть еще один способ установить уведомление о прочтении в Outlook. Как это сделать:

• При создании письма в программе зайдите в свойства, чтобы настроить параметры отправки.

• Активируйте отправку/получение уведомления и закройте окно.
• Данная опция также находится в разделе «Опции» — «Отслеживание».

Настройки почты в Outlook

Теперь рассмотрим инструкцию, в которой будет описано, как подключить дополнительную коробку через настройки программы.

Чтобы войти в меню настроек электронной почты, необходимо открыть меню «Файл», которое находится в левом верхнем углу окна программы.

После открытия меню «Файл» необходимо перейти в раздел «Информация». После открытия этого меню вам необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по разделу «Настройки учетной записи» и еще раз выбрать этот же раздел в выпадающем меню.

После выбора пункта «Настройки учетной записи» перед вами откроется окно, где для создания дополнительного почтового ящика необходимо перейти на вкладку «Электронная почта» и затем нажать кнопку «Создать».

Если вам необходимо изменить настройки ранее зарегистрированной почты, для этого выберите нужный ящик из списка и нажмите «Изменить».

После нажатия кнопки «Создать» откроется окно регистрации; Дальнейшие действия будут точно такими же, как описано выше.

Кнопка «По умолчанию» поможет вам найти свой основной почтовый ящик. Отметив этой кнопкой нужный почтовый ящик, вы установите этот ящик по умолчанию для написания и отправки писем.

Чтобы удалить почтовый ящик, зарегистрированный в программе, необходимо выбрать нужный и нажать кнопку «Удалить». После этого действия почтовый ящик будет удален из клиента Outlook, но не с серверов вашей почтовой службы, поэтому в будущем вы сможете повторно подключить его.

При удалении почтового ящика из списка электронной почты Outlook остается файл почтового ящика, в котором хранятся все письма, поэтому для удаления всей информации с компьютера необходимо перейти на вкладку «Файлы данных» и удалить нужный файл из там.

Интерфейс

Интерфейс почтового клиента Outlook довольно прост и интуитивно понятен; он также похож на интерфейсы базарных версий почтовых клиентов. Теперь опишем основные компоненты интерфейса и его возможности.

Начнем с панели в левой части окна. Внизу расположены 4 иконки, которые открывают «Почту», «Календарь», «Контакты» и «Заметки». Основная часть — электронная почта; при выборе следующего раздела открывается интерфейс.

Выше приведены списки основных разделов с отдельными папками для удобства работы с почтой. Первый список – «Избранное», в нем вы можете увидеть общий ящик для всех подключенных ящиков. При необходимости этот список можно скрыть.

Под списком избранного находится список папок с файлами данных Outlook. Для начала все папки в нем должны быть пустыми. Туда будут дублироваться сообщения со всех подключенных ящиков, но только свежие: в этот список не попадут те сообщения, которые находились в ящике до его регистрации системой в Outlook. Если вы хотите переместить старые сообщения в этот список, вы можете сделать это вручную.

Ниже будут разделы с папками входящей и исходящей почты для всех других подключенных учетных записей электронной почты. Все отправленные и полученные сообщения будут храниться в файлах данных Outlook.

Когда вы выберете одну из папок на левой панели, справа от нее отобразится все содержимое этой папки, а именно список сообщений. Размеры таких панелей можно менять; для этого достаточно навести курсор на границу и, зажав левую кнопку мыши, переместить ее на нужное расстояние.

При выборе буквы на центральной панели вы можете просмотреть содержимое панели справа. Здесь вы увидите все подробности помимо самого письма.

Чтобы иметь возможность читать все входящие сообщения со всех почтовых ящиков одновременно, следует поместить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное». Таким образом, вам не нужно просматривать каждый почтовый ящик отдельно для каждого почтового ящика; все письма приходят в одну папку. Для этого необходимо нажать правой кнопкой мыши на нужную папку и в выпадающем меню выбрать «Показать в избранном».

Если вам нужно продублировать все старые сообщения, находящиеся в разных папках, в разных почтовых ящиках, чтобы прочитать все эти сообщения одним большим списком. Для этого выберите папку, из которой вы хотите дублировать сообщения, затем выберите сообщение или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, чтобы выбрать все сообщения. Выбрав нужные буквы, щелкните правой кнопкой мыши по одной из выбранных и в выпадающем меню нажмите пункт «Переместить», затем «Копировать в папку…». После этих действий откроется окно, в котором необходимо выбрать папку, соответствующую типу сообщений, и нажать ОК.

Отправка сообщения

Как использовать Outlook и как отправлять сообщения? Чтобы создать и отправить сообщение, выполните следующие действия:

1. откройте Outlook.
2. Перейдите в раздел «Файл».
3. Выберите «Новое сообщение» или «Новый разговор», если вы хотите отправить сообщение более чем одному человеку.
4. Введите или выберите получателя.
5. Введите желаемое сообщение. Outlook предоставляет возможность редактировать (изменять стиль текста) сообщение, а также добавлять к нему различные мультимедийные файлы (выберите «Вставить» в окне сообщения»).
6. После того, как сообщение написано и отредактировано, нажмите «Отправить».

Основные инструменты и возможности Outlook

В этом разделе мы подробно рассмотрим основные возможности почтового клиента Outlook, для которого он был разработан.

Создание и отправка писем

Чтобы отправить письмо, вам необходимо нажать на кнопку «Создать сообщение», которая находится в левом верхнем углу окна во вкладке «Главная». Не забывайте, что письма будут отправляться от имени почтового ящика, выбранного по умолчанию в настройках аккаунта.

В открывшемся окне создания письма все достаточно просто, заполняйте поля и пишите нужное письмо. Чтобы прикрепить файлы, вы можете перетащить значок x в это окно или воспользоваться кнопкой «Прикрепить файл

Удаление и восстановление писем

Сообщения удаляются одинаково для всех папок почтового ящика. Чтобы удалить письмо, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в выпадающем меню выберите «Удалить», либо можно выбрать нужную букву и нажать кнопку «Удалить.

Все подобные сообщения не будут удалены сразу; сначала они будут помещены в папку «Удаленные», а затем, через определенное время, будут окончательно удалены. Это сделано для того, чтобы вы случайно не потеряли важную информацию.

Чтобы восстановить ранее удаленное электронное письмо, сделайте следующее: щелкните папку «Удаленные» и электронное письмо, которое вы хотите восстановить, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Переместить» и «Другая папка…» в раскрывающемся меню меню вниз. После этого откроется окно со списком папок, выберите нужную и нажмите «ОК». После этого найдите восстановленную электронную почту в выбранной папке.

Ошибка при удалении письма

Если при удалении возникла ошибка, следует предпринять некоторые действия. Сначала очистите папку «Удаленные», щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Очистить удаленные». При очистке этой папки появится окно с двумя вариантами удаления, необходимо выполнить каждый вариант по очереди.

Если после вышеописанных действий ошибка не исчезла и письмо по-прежнему не может быть удалено, щелкните правой кнопкой мыши проблемное сообщение и выберите «Переместить», затем «Другая папка…». В открывшемся окне со списком папок выберите одну из списка и нажмите «ОК». После этого перезапустите программу и попробуйте еще раз удалить это сообщение, которое теперь находится в новой папке.

Обновление почты

Чтобы обновить почтовый ящик и получать или отправлять письма, откройте вкладку «Отправка и получение» и нажмите «Отправка и получение электронной почты — Все папки». После этого программа подключится к серверам для приема входящей почты и отправки исходящей почты. Если вам необходимо обновить только один почтовый ящик, для этого выберите нужный ящик и нажмите кнопку «Обновить папку» в этой же вкладке».

Добавление почты Яндекс

настройка Яндекс почты в Outlook не представляет сложности, хотя делается это нестандартным способом через учетную запись:

• В программе в разделе «Файл» перейдите на вкладку «Детали» и нажмите кнопку «Добавить».

• Введите свое имя, адрес электронной почты и пароль от почтового ящика в соответствующие поля. Нажмите «Далее».

• Начнется процесс настройки.

• Если после нажатия кнопки «Ок» снова появится новое окно электронной почты, это означает, что при автоматическом подключении произошла ошибка, нужно нажать «Отмена» и сделать это вручную. В окне добавления аккаунта выберите последний вариант – «Далее».

• Выберите первый вариант из трех предложенных – «Далее».

• Заполните информацию: имя, адрес электронной почты, пароль. Если тип учетной записи POP3, то сервер входящей почты будет pop.yandex.ru, если IMAP, то imap.yandex.ru. Сервер исходящей почты – smtp.yandex.ru. Снимите флажок «Проверка учетной записи.

• откройте другие настройки. На вкладке «Сервер…» установите флажок аутентификации. На вкладке «Дополнительно» выберите SSL-шифрование. Если на шаге 6 был выбран тип POP3, введите значение 995, если IMAP – 993. В обоих случаях значение SMTP будет 465. Нажмите «Ок» — «Далее».

• Появится уведомление об успехе. Нажмите «Готово».

Теперь в информации об аккаунте есть выбор аккаунтов, между ними можно переключаться.

Удаление

Инструкция по удалению аккаунта:

1. откройте Outlook.
2. Перейдите в раздел «Инструменты» и выберите «Настройки» (будут отображены все электронные письма, подключенные к этому Outlook).
3. Нажмите на учетную запись, которую хотите удалить.
4. В правом верхнем углу над рабочей областью списка аккаунтов находится кнопка удаления в виде красного креста. Нажми.
5. Прозрачный. Аккаунт удален.

Вы можете удалить учетную запись, выбрав нужную и нажав кнопку «Удалить.

Дополнительные возможности

Почтовый клиент Outlook предоставляет максимальные возможности для практической работы с большим количеством почтовых ящиков. Одной из необходимых функций является создание собственной иерархии папок для вашего почтового ящика; вы можете добавлять свои папки и отправлять в них письма для удобства сортировки. Эта функция есть не во всех подобных программах.

Создание папок

Чтобы создать папку, щелкните правой кнопкой мыши на почтовом ящике, в котором вы хотите создать дополнительную папку, затем выберите в раскрывающемся списке «Создать папку…», после чего ваша папка появится в иерархии, а затем вы должны ввести для него имя. Чтобы изменить порядок папок, вам просто нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной папке и перетащить ее в нужное место.

Создание задач

Функция создания задач также очень полезна. Вы можете создать задачу в списке задач, установить сроки выполнения, важность и напоминание. Тогда вы сможете быть в курсе важных задач и выполнять их вовремя.

Чтобы создать задачу, откройте вкладку задачи; для этого нажмите на иконку этой функции в левом нижнем углу. После этого откроется окно; Чтобы создать задачу, щелкните правой кнопкой мыши по пустой области и в выпадающем меню выберите «Создать задачу».

При создании задачи открывается окно, в котором можно задать параметры, сроки выполнения и т д. После создания эта задача появится как в списке задач, так и в календаре.

Как пользоваться?

Многих интересует, как пользоваться Outlook? Окно программы разделено на несколько частей: рабочая область, лента функций, список сообщений (входящие/исходящие).

Чтобы увидеть исходящее или (входящее) сообщение в Outlook, вам достаточно нажать на него.

Что можно делать с сообщениями в Outlook:

• удалить;
• отправить в архив;
• ответьте на него или продолжите диалог с собеседником;
• переадресовать другому собеседнику;
• сохранить как отдельный документ (можно сохранить всю переписку);
• распечатать (можно распечатать всю переписку);
• выделять сообщения из разных переписок.

Возможности почтового клиента Outlook:

• поиск нужного сообщения в истории диалогов;
• автодополнение заголовка ожидаемого сообщения;
• отправлять и получать сообщения.

Автоответ в программе Outlook (2010-2016)

Инструкция по созданию автоматического ответа в Outlook (2010-2016) без учетной записи Exchange:

1. открытый прогноз (2010-2016).
2. Перейдите на вкладку «Файл».
3. откройте раздел «Информация».
4. Найдите кнопку «Автоответ» и нажмите ее.
5. Установите флажок автоответчика «Отправлять автоматический ответ в автономном режиме».
6. При необходимости выберите часы работы автоответчика.
7. Выберите круг общения, к которому должен обратиться автоответчик (внутри организации, друзья и т д.). Вы можете выбрать несколько кругов общения одновременно.

После того, как все это будет сделано, в вашем почтовом ящике Outlook будет установлен автоответчик. Остаётся только написать текст на автоответчик.

Решение проблем с Microsoft Outlook

Проблема: Не удается отправить или получить электронное письмо

Если у вас возникли проблемы с отправкой или получением электронной почты в Outlook, сначала проверьте подключение к Интернету. Если Интернет работает нормально, попробуйте перезапустить Outlook и проверьте настройки профиля электронной почты. Если проблема не устранена, возможно, это связано с блокировкой со стороны интернет-провайдера или вирусом на компьютере.

Проблема: Outlook работает медленно

Когда Outlook начинает работать медленно, это может быть связано с тем, что в вашей учетной записи электронной почты много писем или файлов. Чтобы решить эту проблему, вы можете удалить старые электронные письма и файлы, отключить автоматическую загрузку изображений и внутренних ссылок и очистить кеш Outlook.

Проблема: Невозможно открыть Outlook

Если вы не можете открыть Outlook, возможно, это связано с проблемой самого программного обеспечения. В этом случае попробуйте запустить Outlook в безопасном режиме, проверьте наличие обновлений и переустановите программу. Вам также следует проверить свой компьютер на наличие вирусов, которые могут вызывать проблемы с работой Outlook.

• Совет: Если у вас возникли проблемы с Outlook, не удаляйте программу сразу и не перезагружайте компьютер. Чаще всего проблемы можно решить путем настройки или обновления приложения.