Создание папок в Outlook,

Почему вам нужно создать новую папку в Outlook,?

Большинство пользователей Outlook активно используют правила и папки при работе с электронной почтой. При этом структура папок может быть глубокой и разветвленной. В зависимости от ваших потребностей и предпочтений вы можете создать электронное письмо Outlook с любым количеством папок и отсортировать их так, как вам удобнее. При смене почтового ящика, при переезде и миграции на другие почтовые системы, при создании новых профилей Outlook ваша новая структура папок будет вам очень полезна.

Я не говорю о простом переносе существующей иерархии папок на второй уровень вложения или в другую папку — это всего лишь функционал сохранения для одного человека. Более того, при использовании почтовых ящиков и общих папок Exchange Server вы можете установить права доступа для каждой папки.

Примечание. Производительность Outlook может значительно снизиться, если одна из папок магазина Outlook содержит более 100 000 писем. Рекомендую использовать несколько папок для организации электронной почты Outlook,.

Игнорируйте ненужные обсуждения

Кнопка «Ответить всем» не всегда актуальна. Но есть решение, позволяющее не участвовать в нежелательных обсуждениях.

Правой кнопкой мыши щелкните по одной из букв цепочки, которую вы хотите игнорировать. В появившемся окне нажмите кнопку «ОК».

Хотите получать последующие письма по обсуждению? Воспользуйтесь функцией «Игнорировать», подтвердите действие, и все ответы будут автоматически отправлены в папку «Удаленный».

Создавайте правила для автоматической сортировки писем

При работе с почтой принцип: чем меньше ручной работы, тем лучше. В Outlook можно настроить правила, чтобы письма автоматически распределялись по нужным папкам, в том числе и по ранее созданным «На исполнение».

Вот как это сделать, не закрывая письмо.

• Кликните по тексту правой кнопкой мыши и выберите «Правила» — «Создать правило».
• По умолчанию Outlook предложит создать правило перемещения писем от указанного отправителя в нужную папку. Чтобы изменить условия, выберите пункт «Дополнительные параметры» в окне «Создать правило».

• В окне «Правила» имеется множество настроек: задайте название правила, добавьте условие (например, имя отправителя, адрес или ключевые слова в указанные поля письма), задайте нужное действие или исключения для правила.

Как только все будет готово, выберите пункт «Применить правило» и нажмите «Сохранить».

Управляйте задачами

Сегодня обратились дедлайны просто как невидел — нам последно менедно инструменты для планирования и приликовые для присков дел.

Среди них Microsoft To Do, который интегрирован в экосистему Microsoft и автоматически создает задание, если вы пометите письмо флажком в Outlook. Давайте посмотрим, как это сделать для пользователей Outlook в Microsoft 365.

• На панели инструментов Outlook нажмите значок «Мой день», который выглядит как календарь с галочкой.

• Перетащите письмо на вкладку «К исполнению» в разделе «Добавить товажать». Если вам нужно создать событие в календаре, перетащите письмо в раздел «Добавить событие».

По умолчанию в теме сообщения будет отображаться название задачи, но это можно исправить.

Чтобы просмотреть письмо, на котором создана задача, нажмите на иконку, похожую на конвертер.

Чтобы изменить задачу, нажмите правую кнопку мыши и выберите из списка возможностей, среди которых есть настройка напоминаний и сроков. После этих дат они появятся прямо под заданием.

Если вы установите напоминание, в указанное время в Outlook появится окно уведомления. Не готовы удалить задачу из списка запчастей? Просто отложите уведомление, нажав на значок с изображением будильника.

Как только задача будет выполнена, закройте ее, нажав на иконку «Отметить как выполненную».

Стоит отметить, что в список задач Microsoft To Do можно автоматически добавлять буквы, отмеченные флажком. Вот как это сделать.

• Перейдите на сайт todo.office.com.
• На панели инструментов выберите настройки и нажмите «Настройки, которые нужно сделать».

• В разделе «Сопутствующие приложения» активируйте опцию «Сообщения с тегами».

• В Microsoft Outlook щелкните значок «Мой день» на панели инструментов.
• Нажмите на стрелку рядом с заголовком «Отмеченные сообщения». Теперь они все отображаются как задачи в одном списке.

Читайте также: Smart Application Controller — что это за программа?

Назначайте категории при помощи ярлыков

Ярлыки или теги — удобный способ присвоить письмам категории и упростить поиск. Они также помогают быстро понять, от кого пришло письмо.

Главное – не усложнять систему и не использовать слишком много ярлыков.

Чтобы создать ярлык, нажмите на стрелку рядом со значком «Выбрать категорию», а затем нажмите «Новая категория».

Выберите имя, цвет и нажмите «Сохранить». Это также можно сделать в разделе «Управление категориями».

Теперь, зная, как создавать правила обработки писем, маркировку можно автоматизировать.

Использование папок Outlook Функциональность?

Outlook — самый мощный электронный инструмент для управления онлайн-общением, планированием мероприятий и задач. Если вы никогда не пользовались услугой, рассмотрите вопрос о ее принятии. Вот некоторые неочевидные особенности этого решения, которые могут вам пригодиться:

Сообщения электронной почты предварительный просмотр

Использование предварительного просмотра электронной почты для просмотра адреса электронной почты отправителя, его темы и первой строки текста сообщения. Последний параметр Outlook можно настроить. Для этого вам необходимо открыть вкладку «Просмотр», найти кнопку «Просмотр сообщений» и выбрать нужную строку. При желании вы также можете отключить просмотр. Потенциальные клиенты также спросят, хотите ли вы применить настройки только к этой папке или ко всем почтовым ящикам — проверьте, что вам больше подходит.

Основной почтовый ящик

Если у вас несколько учетных записей в Outlook, у вас есть возможность выбрать конкретное письмо в качестве основного, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого вам просто нужно нажать «Файл», перейти в «Параметры» и выбрать вкладку «Дополнительно», которая находится на левой панели.

В разделе «Запустить Outlook и выйти» из Outlook нажмите кнопку «Просмотр..». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите необходимую учетную запись и выберите «Входящие» или любую другую папку, наиболее подходящую вам для этой цели.

папки поиска

Если вы часто ищете письма в ящике прогноза, набирая в поисковой строке одни и те же слова и выражения, можно упростить задачу. Перспективы поддерживают папки поиска или смарт-папки. Установите их и вы можете забыть о ручной сортировке ваших корреспонденций. Нажмите на вкладку «Папка» и перейдите в раздел «Поиск новой папки». В появившемся окне вы можете выбрать папку поиска из параметров шаблона электронной почты Outlook или создать свою собственную.

Если вас не устроит помощь модуля шаблонов Outlook, вы всегда можете дважды щелкнуть «Создание поиска по папкам пользователя» внизу списка. Введите название папки, нажмите «критерии», а в сообщении укажите условия отбора.

Очистка папки

Эта функция автоматически удаляет лишние записи в выбранной папке. Превышение цитируемых копий ваших писем. Чтобы проверить эту функцию в действии, щелкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скапливаются повторы и копии писем, и выберите «Очистить папки“.

Вы можете указать, какие сообщения являются избыточными. Для этого выберите «Файл», нажмите «Опции», укажите продажу в «Почта» и прокрутите раздел «Очистка диалога». Здесь есть возможность настроить очистку, чтобы она не влияла на важный прогноз элемента почтового ящика и выбрать папку, куда переместить ненужные письма. По умолчанию они направляются в папку «Удаленный.

Быстрее составляйте письма

Если вы тратите много времени, отвечая на одни и те же вопросы, этот инструмент будет вам полезен

Вот как создать шаблон сообщения.

• Нажмите «Создать сообщение».
• На вкладке «Сообщение» нажмите на значок «Дополнительные параметры», который имеет вид многоточия, и выберите «Мои шаблоны».

• В новом окне заполните заголовок и текст шаблона письма. Для удобства его можно составить и отформатировать в поле нового письма, а затем скопировать. Сохраните шаблон.

Каждый раз, когда вам понадобится воспользоваться шаблоном, заходите в раздел «Мои шаблоны» и переносите текст в новое письмо одной кнопкой. При необходимости его можно редактировать и изменять.